En un mundo donde la velocidad en la comunicación es esencial, Pandapé redefine la manera de interactuar con tus candidatos mediante la integración con WhatsApp Business. Esta innovadora estrategia combina la eficacia de la aplicación de mensajería más popular del mundo con nuestra plataforma para optimizar tus procesos de reclutamiento.
Si deseas activar este add-on en tu cuenta, solicita una demo gratuita.
Este artículo aborda los siguientes temas:
- Uso responsable de WhatsApp Business
- Requisitos para usar WhatsApp Business
- Configura mensajes de WhatsApp en tus procesos
- Envía mensajes desde el perfil del candidato
- Contacta a varios candidatos desde un proceso de selección
- Contacta candidatos desde la Base propia
- Consulta el registro de mensajes
- Preguntas frecuentes
Uso responsable de WhatsApp Business (léelo antes de empezar)
Importante: utiliza el add-on de WhatsApp Business como canal complementario para agilizar la comunicación, manteniendo siempre el seguimiento dentro de Pandapé. Así protegemos la experiencia de los candidatos y la reputación de tu empresa. En casos de uso indebido, y para resguardar el servicio, Pandapé podrá limitar o suspender el acceso al add-on.
No está permitido:
- Desviar el proceso fuera de Pandapé (p. ej., invitar al candidato a continuar exclusivamente por WhatsApp o por canales externos no integrados).
- Enviar mensajes promocionales, publicitarios o genéricos no vinculados a una vacante/proceso legítimo.
- Repetir mensajes de forma insistente o realizar comunicaciones no solicitadas (spam).
- Incumplir la normativa de protección de datos aplicable o las políticas de WhatsApp Business.
Buenas prácticas recomendadas:
- Envía mensajes claros, pertinentes y necesarios para el avance del proceso.
- Personaliza el contenido y evita textos genéricos; prioriza confirmaciones, recordatorios y actualizaciones del proceso.
- Registra y gestiona todo en Pandapé: WhatsApp es un complemento, no sustituye el flujo en la plataforma.
Requisitos para usar WhatsApp Business
- Consentimiento y número válido: el candidato debe autorizar el contacto por WhatsApp y registrar su número telefónico con el prefijo correcto.
-
Roles de usuario que pueden usar este add-on:
- Administradores: pueden enviar mensajes desde distintas áreas de la plataforma (procesos, Base propia y bandeja).
- Supervisores/Reclutadores: pueden enviar mensajes desde las vacantes que tienen asignadas; para realizar envíos desde la base propia necesitan contar con el permiso adicional “Acceso a base propia”.
- Entrevistadores: solo pueden enviar mensajes desde la bandeja.
Configura mensajes de WhatsApp en tus procesos
Configura envíos automáticos de WhatsApp Business en tus etapas del proceso para enviar notificaciones instantáneas a tus candidatos cuando avancen en tu proceso:
- En tus etapas de Smartrecruting, selecciona o crea una etapa y haz clic en Incluir acción automática.
- Después, elige la opción Enviar mensaje.
- En la ventana emergente, selecciona una de tus plantillas predefinidas o redacta un nuevo mensaje.
- Asegúrate de marcar la casilla WhatsApp.
- Finalmente, haz clic en Incluir acción automática para guardar los cambios.
Nota:
- Si el candidato no ha dado su consentimiento o su número no es válido, los mensajes no se enviarán y no se consumirán créditos.
- Te recomendamos configurar mensajes relacionados con la etapa del proceso y evitar textos genéricos, para mantener una comunicación más personalizada y confiable.
Envía mensajes desde el perfil del candidato
- Accede al perfil del candidato dentro de la etapa de la vacante correspondiente.
-
Haz clic en el botón Enviar Mensaje dentro de su perfil.
- En la ventana emergente, elige una plantilla predefinida o escribe un mensaje nuevo.
- Antes de enviar, asegúrate de marcar la casilla WhatsApp.
-
Haz clic en Enviar.
Contacta a varios candidatos desde un proceso de selección
Para enviar mensajes de WhatsApp Business a varios candidatos dentro de un proceso de selección, sigue estos pasos:
-
Accede a la etapa de interés dentro del proceso y selecciona los candidatos que deseas contactar.
-
En la lista de Acciones, elige Enviar mensaje para iniciar el envío a los candidatos seleccionados.
- Se abrirá una ventana donde podrás elegir entre usar una plantilla predefinida o redactar un mensaje.
- Confirma que la opción para enviar por WhatsApp está seleccionada antes de proceder.
-
Haz clic en Enviar.
Nota: Utiliza este envío para comunicar información relevante sobre el proceso de selección. Mantén siempre la interacción y el seguimiento dentro de Pandapé, evitando redirigir a los candidatos a continuar la postulación por WhatsApp u otros canales externos no integrados.
Contacta candidatos desde la Base propia
Puedes enviar mensajes de WhatsApp a candidatos desde tu base de candidatos, ya sea individualmente o a múltiples destinatarios, sigue estos pasos:
- Accede a la Base propia:
- Para un envío individual, busca y selecciona al candidato deseado.
- Para envíos a varios candidatos, marca las casillas junto a las fotos de perfil de los candidatos que quieras contactar.
-
Haz clic en la opción Enviar Mensaje disponible en el menú de Acciones:
- Se abrirá una ventana donde podrás elegir entre usar una plantilla predefinida o redactar un mensaje.
- Confirma que la opción para enviar por WhatsApp está seleccionada antes de proceder.
-
Haz clic en Enviar.
Nota: Si el candidato no ha dado su consentimiento o si su número o prefijo son incorrectos, los mensajes no se enviarán y, por lo tanto, no se consumirán créditos.
Consulta el registro de mensajes
Las interacciones con tus candidatos a través de WhatsApp se registran automáticamente, facilitando un seguimiento completo.
Desde el Timeline del candidato dentro de una oferta verifica el envío y recepción de mensajes:
- Comprueba si el mensaje de WhatsApp configurado con "Smartrecruiting" se ha enviado.
- Verifica tu mensaje de WhatsApp enviado al candidato.
- Revisa si el candidato ha respondido.
Desde la pestaña de Mensajes:
- Revisa en detalle los mensajes enviados y recibidos de tus candidatos y responde desde esta sección cuando el candidato haya contestado.
Preguntas frecuentes
1) ¿Cuáles son las razones por las que un mensaje no puede ser enviado?
- El candidato no ha consentido ser contactado a través de WhatsApp al postularse a la oferta.
- Puede haber un error en el número o prefijo del teléfono.
- Falta de créditos; revisa el número de créditos disponibles en tu cuenta.
- El contenido puede ser percibido como spam o no estar relacionado con el proceso de selección.
2) ¿Qué planes pueden adquirir este add-on?
Este add-on está disponible para todos los planes de Pandapé ATS.
3) ¿Es posible rastrear los mensajes enviados por WhatsApp Business?
Sí, puedes hacerlo en la sección Informes > Mensajes de tu cuenta. Solo los usuarios con roles de "Administrador", "Supervisor" o "Reclutador" tienen acceso a esta área.
4) ¿Pueden limitar o suspender mi acceso al conector de WhatsApp por uso indebido?
Sí. Para proteger a los candidatos, a nuestros clientes y la reputación del canal, Pandapé podrá limitar o suspender el acceso al conector de WhatsApp Business si detecta prácticas no permitidas (p. ej., desviar el proceso fuera de la plataforma, mensajes no solicitados, envíos repetitivos, o potencial spam).