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En el proceso de contratación, la aprobación de las solicitudes es un paso crucial para garantizar que se tomen las decisiones correctas y se siga un flujo de trabajo eficiente. Para ayudar en este aspecto, Pandapé ATS ofrece la funcionalidad de los Flujos de aprobación, que permiten establecer reglas y jerarquías para la aprobación de las solicitudes.
Estos flujos determinan quiénes son los responsables de aprobar cada solicitud y en qué orden deben hacerlo, garantizando una toma de decisiones estructurada y coordinada.
Este artículo aborda los siguientes temas:
- Solo los usuarios con rol Administrador pueden crear, editar y asignar flujos de aprobación.
- Cada solicitud creada en Pandapé ATS se asigna automáticamente al flujo de aprobación configurado para el usuario que la crea o para la razón de la solicitud.
- Esta funcionalidad está estrechamente relacionada con el módulo de Solicitudes de vacantes. Si aún no lo conoces, consulta el artículo Solicitudes de vacantes en Pandapé ATS: conceptos clave.
1. Crea un flujo de aprobación
Para crear un nuevo flujo de aprobación, sigue estos pasos:
- Accede a la sección Configuración haciendo clic en el icono de "engranaje".
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En la categoría Proceso de selección selecciona Flujos de aprobación.
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Dentro de la página Flujos de aprobación, haz clic en Nuevo flujo.
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En la ventana emergente, deberás nombrar tu nuevo flujo de aprobación y elegir el tipo.
2. Tipos de flujos de aprobación
En Pandapé ATS existen dos tipos de flujos de aprobación: En grupo y Jerárquico.
Flujo de aprobación en grupo
En este tipo de flujo, se agregan varias personas para aprobar la solicitud. Si al menos una persona del grupo acepta, se considera que la solicitud ha sido aprobada. Esto permite una mayor flexibilidad y agilidad en el proceso, ya que no se requiere la aprobación de todos los miembros del grupo para avanzar.
Flujo de aprobación jerárquico
En los flujos jerárquicos se establece una estructura de niveles donde cada persona tiene prioridad sobre los niveles jerárquicos inferiores. Si una persona en un nivel superior aprueba o rechaza la solicitud, no es necesario que las personas en los niveles inferiores la revisen. Esta jerarquía asegura una fluidez en el proceso de aprobación, evitando demoras innecesarias.
Consejos:
- Elige un flujo en grupo cuando varias personas pueden decidir indistintamente y necesitas agilidad en la aprobación.
- Elige un flujo jerárquico cuando necesitas mantener una cadena de mando clara, en empresas con estructuras más formales o procesos que requieren validación por niveles.
3. Configuración de los flujos de aprobación
Cada solicitud creada en Pandapé ATS se asigna automáticamente a un flujo de aprobación, que puede ser del tipo En grupo o Jerárquico.
Solo los usuarios administradores pueden asignar flujos de aprobación por usuario o por una razón de solicitud en el momento de creación o edición del usuario.
4. Proceso de aprobación de solicitudes
Cuando se crea una solicitud, se asigna automáticamente al flujo de aprobación definido previamente. A medida que la solicitud avanza a través de las diferentes etapas, los responsables designados recibirán notificaciones por correo y tendrán la opción de aprobar o rechazar la solicitud.
Si se requieren múltiples aprobaciones, el flujo se ajustará en consecuencia, asegurando que todas las personas designadas hayan dado su consentimiento antes de avanzar al siguiente paso.
- El flujo de aprobación que se aplica a cada solicitud es el que el Administrador asignó al usuario que la crea. Esta acción queda registrada en el Timeline de la solicitud.
- Si una solicitud es rechazada, el flujo finaliza y la solicitud no avanza a las siguientes etapas. El Requisitor podrá crear una nueva si es necesario.