Este artículo es tu guía para interpretar y sacar el máximo provecho al archivo XLS de tu Reporte de Admisión. Aquí encontrarás el significado de cada columna y consejos prácticos para dar seguimiento a tus precolaboradores, anticipar bloqueos en la documentación y asegurar que cada incorporación llegue a tiempo a su fecha de ingreso.
- Este reporte está disponible para usuarios con rol Administrador. Los Supervisores y Reclutadores también pueden generarlo, siempre que tengan habilitado el permiso “Gestionar admisión” en su usuario.
- Si no encuentras el archivo en tu correo, recupéralo desde el Historial de descargas sin necesidad de volver a generarlo.
Acceso rápido
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¿Cómo generar el Reporte de Admisión?
El reporte se genera directamente desde el módulo de Admisión, no desde la sección de Reportes. Sigue estos pasos:
- Desde la barra superior, accede al módulo Admisión.
- (Opcional) Aplica los filtros que necesites: palabra clave, fecha de admisión o etapa (Invitación de admisión enviada, Firma del contrato, Admisión completada, etc.). Solo se incluirán los precolaboradores que coincidan con esos filtros.
- Haz clic en el botón XLS Exportar lista, ubicado en la parte superior derecha del listado.
- En la ventana Generar reporte personalizado, revisa los filtros aplicados y haz clic en GENERAR REPORTE.
- Pandapé enviará el archivo a tu correo electrónico cuando esté listo. También puedes hacer clic en Ir al Historial de descargas para consultarlo más tarde.
Guía de columnas: ¿Qué significa cada campo?
A continuación encontrarás el significado de cada columna del archivo XLS para que puedas interpretar el avance de tus admisiones y anticipar bloqueos antes de la fecha de ingreso.
1) Datos del precolaborador
Estas columnas contienen la información personal y de contacto de la persona que está pasando por el proceso de admisión.
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Columna |
¿Qué significa? |
| Nombre del precolaborador |
Nombre completo de la persona en proceso de admisión. Ejemplo: Laura Murillo |
| Correo electrónico de precolaborador |
Correo electrónico registrado del precolaborador. Es el canal
por el que recibe la invitación de admisión y
los avisos del proceso. Ejemplo: nombre@empresa.com |
| Documento de identidad |
Tipo de documento de identificación informado (varía según el país
de operación). Ejemplo: CPF, DNI, RUT, CURP, CC |
| Número de documento |
Número del documento de identidad del precolaborador. Ejemplo: 259385636 |
| Número de teléfono del precolaborador |
Teléfono de contacto registrado. Ejemplo: 57-19961673 |
| Dirección de precolaborador |
Dirección residencial completa registrada por el precolaborador. Ejemplo: calle 2, 123, Bogotá, D.C., 110111 |
2) Identificación del proceso de selección
Estas columnas relacionan al precolaborador con el proceso de selección de origen y con las personas responsables de gestionarlo.
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Columna |
¿Qué significa? |
| Referencia del proceso de selección |
Código interno de referencia asignado a la vacante. Útil para
cruzar datos con otros reportes. Ejemplo: INT01 |
| Proceso de selección |
Nombre del puesto al que aplicó el candidato y desde el que se
generó la admisión. Ejemplo: Asistente de Inventario |
| Usuario que creó el proceso de selección |
Reclutador o usuario de Pandapé que creó la vacante. Ejemplo: Laura Murillo |
| Gestores de procesos de selección |
Lista de usuarios con acceso para gestionar el proceso (separados
por coma). Ejemplo: Laura Murillo, Jaime Flores |
3) Datos de la solicitud y de la contratación
Estas columnas reúnen la información de la solicitud de personal asociada y las condiciones de la futura contratación.
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Columna |
¿Qué significa? |
| Referencia de la Solicitud |
Código interno de la solicitud de personal que
originó el proceso. Solo se completa si la vacante fue creada a
partir de una solicitud. Ejemplo: SOL-2025-014 |
| Solicitante |
Persona o área que generó la solicitud de personal. Ejemplo: María López — Operaciones |
| Empresa |
Empresa o unidad de negocio para la que se realiza la admisión
(relevante en cuentas con varias empresas). Ejemplo: Especialistas de Reclutamiento |
| Departamento |
Departamento o área de negocio asignada a la vacante. Ejemplo: Logística |
| Tipo de contrato |
Modalidad contractual definida en el proceso. Ejemplo: Contrato a término indefinido |
| Horario de trabajo |
Jornada laboral definida en la vacante. Ejemplo: Tiempo Completo / Medio Tiempo |
4) Fechas y progreso del proceso de admisión
Estas columnas son tu radar de seguimiento: te permiten saber en qué momento del proceso está cada precolaborador, cuánto ha avanzado y si la fecha de ingreso está en riesgo.
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Columna |
¿Qué significa? |
| Fecha de ingreso al proceso de admisión |
Día y hora en que el candidato fue movido a la etapa de admisión. Ejemplo: 2026-03-24 10:07:01 |
| Fecha prevista de admisión |
Fecha estimada en la que el precolaborador debe ingresar a la
empresa (objetivo del proceso). Ejemplo: 2026-04-11 |
| Fecha límite de admisión |
Fecha tope para completar la admisión (envío y validación de
documentación). Útil para detectar
casos en riesgo. Ejemplo: 2026-04-08 |
| Progreso de admisión |
Porcentaje de avance global del proceso de admisión, calculado en
base a las etapas y documentos completados. Ejemplo: 83% |
| Etapa actual |
Etapa del flujo de admisión en la que se encuentra el
precolaborador en este momento. Ejemplo: Invitación de admisión enviada |
5) Documentación de admisión
Estas columnas te muestran el estado de la documentación que el precolaborador debe entregar para completar su admisión. Compáralas entre sí para identificar qué falta solicitar, qué falta recibir y qué está pendiente de validar.
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Columna |
¿Qué significa? |
| Documentos Solicitados |
Cantidad total de documentos solicitados al precolaborador en el
proceso de admisión. Ejemplo: 12 |
| Documentos recibidos |
Cantidad de documentos que el precolaborador ya cargó en la
plataforma. Ejemplo: 9 |
| Documentos validados |
Cantidad de documentos que ya fueron
revisados y aprobados por el equipo
responsable. Ejemplo: 7 |
| Estado de la solicitud de documento admisión |
Estado consolidado de la documentación. Te indica si todavía
falta recibir, validar o si ya está completa. Ejemplo: Recibido, pendiente de validación |
Consejos: convierte tu reporte en un plan de acción 🎯
-
Detecta admisiones en riesgo: filtra por
Fecha límite de admisión próxima y cruza con
Progreso de admisión < 80%. Esa lista es tu prioridad
de la semana.
-
Identifica cuellos de botella en validación: compara
Documentos recibidos con Documentos validados.
Una diferencia grande indica que la documentación está llegando,
pero el equipo de RR. HH. no alcanza a revisarla a tiempo.
-
Mide el tiempo real de admisión: resta
Fecha de ingreso al proceso de admisión de
Fecha prevista de admisión. Te servirá para calcular un
tiempo promedio y proyectar mejor las próximas
contrataciones.
Preguntas frecuentes
1) ¿En qué formato se descarga este reporte?
El reporte se descarga en formato XLS, compatible con Excel, Google Sheets y otras herramientas de hojas de cálculo.
2) ¿Dónde recibo el archivo una vez solicitado?
El archivo llega por correo electrónico al usuario que solicitó el reporte. Si no lo encuentras en tu bandeja de entrada, puedes descargarlo desde el Historial de descargas sin necesidad de volver a generarlo.
3) ¿Cómo se calcula el Progreso de admisión?
Es un porcentaje calculado automáticamente por Pandapé en base al avance del precolaborador a través de las etapas del proceso de admisión y al estado de los documentos solicitados. A medida que se completan etapas y se validan documentos, el porcentaje sube hasta llegar al 100%.
4) ¿Celdas vacías? ¿El reporte está mal?
No necesariamente. En este reporte es normal encontrar celdas sin información por estos motivos:
- Si el proceso no se originó desde una solicitud de personal, los campos Referencia de la Solicitud y Solicitante aparecerán vacíos.
- Si la vacante no tenía Departamento asignado al momento de crearse, esa celda quedará en blanco.
- Las fechas previstas o límite solo aparecen si fueron definidas en la configuración del proceso de admisión.
- Los datos de contacto del precolaborador (teléfono, dirección) solo se completan si el candidato los registró en su perfil o durante el proceso de admisión.
5) ¿Qué hago si el reporte aparece con estado “Error” o no se genera correctamente?
Vuelve a generar el reporte con los mismos filtros. Si el error persiste, contacta con el Equipo de Soporte para que puedan ayudarte a revisarlo.