El Módulo de Admisión de Pandapé reúne en un solo lugar todo el proceso de incorporación (onboarding) de tus nuevos colaboradores. Planifica las etapas previas a su primer día, haz seguimiento del progreso en tiempo real y consulta el historial de cada incorporación cuando lo necesites. A continuación te explicamos cómo empezar a usarlo.
Este artículo aborda los siguientes temas:
Antes de empezar:
- Los usuarios Administradores tienen acceso completo y automático por defecto.
- Los Supervisores y Reclutadores necesitan tener activo el permiso “Gestionar admisión” para poder acceder y operar dentro del módulo.
- Si eres Administrador, puedes activar este permiso a tus colaboradores desde la configuración de roles de Pandapé.
¿Qué es el Módulo de Admisión?
Cuando contratas a una nueva persona para tu empresa, puedes enviarla a Admisión para gestionar su incorporación. A partir de ese momento, pasa a ser un Precontratado (también llamado pre-colaborador): alguien que ya forma parte de tu equipo, pero que aún necesita completar los pasos previos a su primer día de trabajo.
Admisión es el espacio donde acompañas ese recorrido de forma simple y centralizada. Desde aquí podrás:
- Diseñar un plan de admisión adaptado a cada tipo de incorporación.
- Solicitar y validar documentos, formularios y firmas en un solo lugar.
- Centralizar la comunicación con el pre-colaborador mediante mensajes.
- Consultar el historial completo de los procesos finalizados o cancelados.
Además, el módulo es totalmente personalizable: puedes definir las etapas del proceso y los formularios que verá cada pre-colaborador en su panel. Conoce más en el artículo de Personalización de admisión.
Cómo añadir a un precontratado a Admisión
Hay dos formas de incorporar a un nuevo colaborador a este módulo, dependiendo de cómo llegó a tu empresa.
Vía 1: Desde la etapa "Contratados" de un proceso de selección
Es la opción ideal cuando el candidato ya pasó por un proceso de selección dentro de Pandapé y quieres acompañarlo en su incorporación sin perder la trazabilidad. Sigue estos pasos:
- Entra al proceso de selección donde se encuentra la persona y haz clic en la pestaña Candidatos.
- Mueve al candidato hasta la etapa Contratados.
- Haz clic en la flecha (▼) junto al botón verde A Finalistas y elige Admisión.
Nota:
La opción “Admisión” solo aparece en este menú cuando el candidato se encuentra en la etapa Contratados.
- Se abrirá la ventana Enviar a Admisión. Completa los Datos Contractuales del candidato (todos los campos son obligatorios):
- Fecha de Admisión
- Data Límite (fecha límite para que el precontratado complete su proceso)
- Tipo de Contrato
- Jornada
- Haz clic en ENVIAR. El nuevo precontratado se añadirá a Admisión.
Vía 2: Desde el Módulo de Admisión (inclusión externa)
Esta vía está pensada para candidatos externos que no provienen de un proceso de selección dentro de Pandapé (por ejemplo, contrataciones directas o referidos).
- Dirígete al módulo Admisión desde el menú principal.
- Haz clic en el botón INCLUIR CANDIDATO ubicado en la esquina superior derecha.
- Se abrirá la ventana Registro del pre-colaborador. Rellena los siguientes campos (todos son obligatorios, salvo la foto):
- Nombre
- Apellido
- Correo electrónico
- Fecha de admisión
- Fecha límite
- Adjuntar foto (opcional — formatos .jpg, .jpeg, .png, máximo 5 MB)
- Haz clic en Confirmar. El nuevo precontratado se añadirá al Módulo de Admisión.
Vista principal: lista de pre-colaboradores
Al acceder a Admisión, verás la lista de todos tus precontratados organizada en tres pestañas según el estado del proceso de admisión:
|
Estado |
Descripción |
| En etapas activas | Precontratados que están actualmente avanzando por las etapas del proceso de admisión. Es la vista por defecto. |
| Fuera del proceso | Precontratados cuyo proceso fue detenido o cancelado. |
| Proceso completado | Precontratados que ya finalizaron el proceso de admisión con éxito. |
Nota:
Por defecto, la lista principal solo muestra los precontratados En etapas activas, para que puedas enfocarte en los procesos que requieren tu atención.
Información de la tarjeta
Cada tarjeta contiene:
- Nombre del precontratado.
- Etiqueta de la etapa actual del proceso.
- Barra de progreso del proceso de admisión.
- Fecha de admisión prevista.
- Días restantes para enviar la documentación solicitada.
Filtros y ordenamiento
Para encontrar precontratados específicos puedes utilizar:
- Palabra clave: busca por nombre o vacante.
- Fecha de admisión: filtra por un rango de fechas.
- Etapas: muestra solo precontratados en una etapa específica del proceso. Las etapas disponibles dependerán de cómo hayas configurado tu proceso de admisión. Conoce más en el artículo de Personalización de admisión.
- Ordenar por: nombre, fecha de admisión o porcentaje de cumplimentación, en orden ascendente o descendente.
También puedes Exportar lista en formato XLS desde el botón superior derecho. Para entender cómo descargar e interpretar este reporte, consulta el artículo Reporte del módulo de Admisión.
Acciones rápidas desde la tarjeta
Desde cada tarjeta puedes ejecutar acciones sin necesidad de entrar al detalle del precontratado:
- Mover a la etapa: cambia al precontratado a otra etapa del proceso.
- Copiar enlace: copia el enlace directo al panel del precontratado para compartirlo cuando lo necesites (por ejemplo, si el candidato no recibió el correo de acceso).
-
Menú de acciones (ícono de tres puntos):
- Enviar mensaje al precontratado.
- Incluir formulario(s) adicionales.
- Solicitar documento(s).
Mostrar más información
Cada tarjeta cuenta con un enlace Mostrar más información que despliega datos adicionales del precontratado:
- Proceso selectivo asociado (con enlace al proceso).
- Gestores del proceso.
- Referencia de la solicitud asociada (si aplica).
- Cantidad de documentos solicitados y validados.
Panel del pre-colaborador
Al acceder al Panel del pre-colaborador, puedes gestionar toda su información y comunicación de forma centralizada. El panel está organizado en pestañas:
1. Datos
Aquí se almacena toda la información que el precontratado completa durante el proceso. Por defecto, encontrarás dos secciones:
- Datos Personales: nombre, apellidos, fecha de nacimiento, estado civil, género, datos de contacto, dirección y datos complementarios.
- Datos Contractuales: cargo, fecha de admisión, fecha límite, salario bruto mensual, tipo de contrato y jornada.
Cada sección muestra un indicador de estado: Pendiente (si aún falta completarla) o Completo (cuando todos los campos están cumplimentados).
Nota:
Los campos y secciones que se muestran en esta pestaña pueden variar dependiendo de lo que se haya configurado en la Personalización de admisión. Por ejemplo, podrías ver secciones adicionales como “Informar talla de camiseta”, “Datos bancarios” o cualquier otra que hayas creado. Conoce más sobre cómo personalizar los formularios en el artículo de Personalización de admisión.
2. Mensajes
Desde esta pestaña puedes enviar mensajes al precontratado y mantener un historial completo de las conversaciones. Cada mensaje muestra la fecha, hora y emisor, facilitando el seguimiento de las consultas.
3. Validación de documentos
Cuando se hayan solicitado documentos al precontratado, aparecerá esta pestaña para que puedas revisar, aprobar o rechazar cada uno de ellos.
4. Timeline
Muestra un historial cronológico de todos los eventos relacionados con el precontratado: cuándo fue enviado al proceso, qué formularios se incluyeron, cambios de etapa, mensajes y más.
Acciones desde el Panel
En la parte superior derecha del panel encontrarás dos botones:
- Mover a la etapa: te permite cambiar al precontratado a otra etapa del proceso. Las etapas disponibles dependen de la configuración de tu plan de admisión y combinan etapas estándar (como Invitación de admisión enviada, Admisión completada y Fuera de proceso) con las que hayas creado de forma personalizada. Conoce más en el artículo de Personalización de admisión.
- Menú de tres puntos: contiene las mismas acciones rápidas que la lista principal (Enviar mensaje, Incluir formulario(s), Solicitar documento(s)).
Preguntas frecuentes
1) ¿Quién puede acceder al Módulo de Admisión?
Los Administradores tienen acceso por defecto. Los Supervisores y Reclutadores requieren tener activo el permiso “Gestionar admisión”, que debe ser habilitado por un Administrador.
2) ¿Puedo añadir un candidato que no provenga de un proceso de selección de Pandapé?
Sí. Para ello utiliza la opción Incluir candidato dentro del Módulo de Admisión y completa el formulario de inclusión externa.
3) ¿Por qué no veo la opción “Admisión” en el proceso de selección?
La opción “Admisión” solo aparece cuando el candidato se encuentra en la etapa Contratados. Asegúrate de moverlo a esa etapa antes de buscar la opción.
4) ¿Qué pasa si el precontratado no recibe el correo de acceso a su panel?
Puedes utilizar la opción “Copiar enlace” disponible en su tarjeta o en el panel detallado, y compartirle el link directamente por otro canal (correo, WhatsApp, etc.).
5) ¿Puedo modificar las etapas y formularios del proceso de admisión?
Sí. Tanto las etapas como los formularios son completamente personalizables. Consulta el artículo de Personalización de admisión para conocer el paso a paso.
6) ¿Qué información ve el precontratado en su panel?
El precontratado accede a su propio “Panel del pre-colaborador” desde un enlace externo, donde puede ver los formularios que le has solicitado completar, los documentos pendientes de envío y los mensajes que le has enviado.
7) ¿Cómo descargo el reporte del módulo de Admisión?
Puedes exportar la lista en formato XLS desde el botón “Exportar lista”. Para conocer todos los detalles sobre el contenido del reporte y cómo interpretarlo, consulta el artículo Reporte del módulo de Admisión.