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Una vez que una solicitud ha sido aprobada en el flujo de aprobación, comienza la etapa de gestión activa: asignar un gerente, asociarla a una vacante, revisar candidatos y, finalmente, cerrar el proceso.
Este artículo te guía por las cuatro etapas del ciclo de gestión que ocurren después de la aprobación. Si aún no has creado tu solicitud, consulta primero el artículo Crea una solicitud de vacante: desde cero o copiando una existente.
Este artículo aborda los siguientes temas:
Antes de empezar:
- La gestión de solicitudes aprobadas requiere permisos específicos según el rol del usuario.
- Los Administradores tienen acceso completo por defecto.
- Los Supervisores y Reclutadores necesitan tener activado el permiso “Coordinar solicitudes” para poder asignar un gerente, cerrar o archivar solicitudes.
- Los Requisitores no gestionan la solicitud, pero pueden revisar y validar los candidatos que les presenta el gerente asignado.
Asignación de un gerente
Cuando la solicitud ya fue aprobada, el siguiente paso es asignarle un gerente que continúe con la gestión.
- El gerente se selecciona desde un desplegable con los usuarios activos en la plataforma.
- Al asignarlo, el estado de la solicitud cambia automáticamente a Asignada.
¿Quién puede asignar al gerente?
- Un usuario con rol de Administrador.
- Un Supervisor o Reclutador con el permiso “Coordinar solicitudes” activado.
Asociación de una vacante
Con un gerente asignado, el siguiente paso es asociar la solicitud a una oferta.
El gerente asignado puede asociar una oferta existente o crear una nueva directamente desde la solicitud.
Al asociar la vacante, el estado de la solicitud cambia automáticamente a En proceso.
¿Para qué sirve esta asociación?
- Vincular la vacante derivada de la solicitud.
- Gestionar candidatos conectados a la solicitud.
- Mantener trazabilidad entre la solicitud y la vacante.
Gestión de candidatos
Cuando la vacante está asociada, comienza la etapa de gestión de candidatos. El gerente envía perfiles desde la vacante hacia la solicitud, y el Requisitor los revisa y valida.
¿Qué puede hacer el Requisitor en esta etapa?
- Revisar el CV y el perfil completo de cada candidato.
- Ver resultados de pruebas, documentos y timeline de acciones.
- Programar y registrar entrevistas, evaluar candidatos.
- Mover al candidato a etapas como Contratado o Descartado dentro de la solicitud.
Nota:
- Las acciones realizadas dentro de la solicitud no afectan las etapas de la vacante. Mover un candidato a Contratados en la solicitud no cambiará su etapa en la vacante.
- La separación de estos procesos tiene como objetivo organizar mejor la gestión de la contratación.
Cierre del proceso
Una solicitud se cierra cuando ya no hay acciones pendientes: los candidatos han sido evaluados y el proceso de selección ha concluido.
Estados posibles de cierre
- Completada: el proceso de contratación finalizó exitosamente.
- Archivada: la solicitud ya no está activa.
¿Quién puede cerrar o archivar una solicitud?
- Un usuario con permisos de Administrador.
- Un Supervisor o Reclutador con el permiso “Coordinar solicitudes” activo.
Continúa con el siguiente paso:
Has completado el ciclo de gestión de una solicitud. Si quieres entender en detalle cómo funcionan las aprobaciones que dan paso a este proceso, te recomendamos consultar el artículo Gestiona los flujos de aprobación para conocer los tipos de flujo (en grupo y jerárquico) y cómo configurarlos.
Preguntas frecuentes
1) ¿Quién puede asignar un gerente a una solicitud?
Solo los Administradores, Supervisores o Reclutadores con el permiso “Coordinar solicitudes” pueden asignar un gerente a la solicitud después de su aprobación.
2) ¿Se puede asociar una solicitud a cualquier vacante?
Sí, pero solo cuando la solicitud ya ha sido aprobada y tiene un gerente asignado. La vacante puede ser existente o nueva, y debe estar alineada con los requisitos definidos en la solicitud.
3) Si cambio la etapa de un candidato dentro de la solicitud, ¿también se reflejará en la vacante?
No, el cambio de etapa de un candidato dentro de la solicitud no se refleja automáticamente en la vacante. Cada uno de estos procesos es independiente y tiene su propia función: la solicitud se centra en el seguimiento del candidato dentro del proceso de contratación, mientras que la vacante representa la posición abierta en la empresa.