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Programar una entrevista en Pandapé te toma 4 pasos: eliges el tipo y la modalidad —presencial, online o telefónica—, defines el horario, añades a los participantes y, si es online, resuelves el enlace de la reunión sin salir de Pandapé: generado automáticamente con Google Meet o con tu propio enlace.
Esta guía te acompaña en la configuración de principio a fin, con especial atención a la modalidad online.
Este artículo aborda los siguientes temas:
Antes de empezar
- Desde dónde programar: puedes crear una entrevista desde el perfil del candidato, desde la agenda (la tuya o la de la vacante) o desde una acción automática del proceso. Los pasos son los mismos en todos los casos.
- Calendario vinculado: para generar el enlace de las entrevistas online automáticamente, vincula primero tu calendario en Conecta tu calendario de Google para crear entrevistas online.
- ¿Dudas sobre qué tipo elegir? Conoce las diferencias entre entrevistas individuales, grupales y sus modalidades en Tipos y modalidades de entrevista: organiza cada evento a tu manera.
Paso 1: Elige el tipo de entrevista y su modalidad
- Al crear la entrevista, selecciona el tipo de evento: Entrevista individual, Entrevista en grupo o Evento personalizado.
- En el campo Modalidad de entrevista, elige cómo se realizará:
- Presencial: define la ubicación donde se realizará la entrevista.
- Online: añade el enlace de la reunión (lo verás en el Paso 4).
- Telefónica (solo entrevistas individuales): la entrevista se realiza a través de los medios de contacto del candidato.
Paso 2: Define el día y la hora
En la sección Día y hora de la entrevista, indica la fecha, la hora de inicio y la hora de fin:
- Los horarios se muestran en intervalos de 15 minutos. Si necesitas una duración menor, puedes ingresarla manualmente.
- La hora de fin no puede ser igual ni anterior a la hora de inicio.
- Para ofrecerle al candidato más de un horario, usa + Incluir otra fecha/hora opcional.
Consejo: deja que el candidato elija por ti
- En las entrevistas individuales, en lugar de proponer fechas una a una, usa una Disponibilidad: configura tus horarios habituales una sola vez y el candidato elige el espacio que mejor le convenga. Descubre cómo en Crea tu disponibilidad y deja que el candidato elija su horario.
Paso 3: Añade a los participantes
En el bloque Participantes defines quiénes de tu equipo intervienen en la entrevista:
- Quien crea la entrevista aparece precargado con una etiqueta de creador y no se puede eliminar. Esta etiqueta se mantiene aunque cambies el organizador.
- Puedes agregar usuarios manualmente seleccionándolos desde el desplegable de Participantes y haciendo clic en Incluir.
Nota:
- Si el equipo gestor cambia más adelante, los participantes no se actualizan solos. Vuelve a seleccionar Equipo gestor para aplicar los cambios. Los usuarios no se duplican.
- En las entrevistas online, los participantes reciben en su correo la invitación de Google Meet con el enlace, igual que el candidato. Si usas un enlace propio (link predefinido), no reciben esta invitación.
Paso 4: Añade el enlace de la reunión (solo online)
En la sección Enlace para la reunión, primero revisa el Organizador del evento: de forma predeterminada es quien crea la entrevista, y puedes cambiarlo por otro usuario de la cuenta. El organizador es quien genera el enlace y gestiona la reunión. Después, elige cómo añadir el enlace:
- Generar automáticamente: si el organizador tiene el calendario vinculado, haz clic en Generar link de Meet. El enlace aparece al instante, podrás copiarlo y se refleja en el Google Calendar de la cuenta vinculada.
- Agregar manualmente: pega tu propio enlace de reunión, de la plataforma que prefieras.
Nota:
- Solo puedes usar una de las dos opciones: el enlace generado automáticamente o el enlace propio.
- Una vez generado el enlace, no puedes cambiar el organizador. Un aviso en pantalla te lo recuerda.
- Recuerda guardar la entrevista después de generar el enlace; si sales sin guardar, el enlace y el evento se eliminan.
Si el organizador no tiene el calendario vinculado, solo verás la opción Agregar manualmente. Para habilitar la generación automática, vincula el calendario siguiendo el artículo Conecta tu calendario de Google para crear entrevistas online.
Cuando ofreces varias opciones de fecha
Puedes proponerle al candidato más de un horario. El enlace de la reunión se comporta de forma distinta según el tipo de entrevista:
- Entrevista grupal: cada opción de fecha y hora tiene su propio organizador y su propio enlace de reunión.
- Entrevista individual con varias opciones: el enlace se genera automáticamente cuando el candidato confirma la fecha que prefiere. Así evitas crear reuniones que no se van a usar.
Cuando termines de configurar la entrevista, revisa el mensaje de invitación y el guion (opcionales) y haz clic en Incluir o Agendar para finalizar.
Siguientes pasos
- Ahorra la coordinación de horarios: crea tu agenda reutilizable en Crea tu disponibilidad y deja que el candidato elija su horario.
- ¿Quieres que tus candidatos confirmen desde el chat? Descubre el agendamiento de entrevistas por WhatsApp.
- ¿Necesitas modificar una entrevista ya creada? Consulta Edita, reprograma o cancela tus entrevistas online.
- Para ver cómo se refleja la entrevista en la agenda, el timeline y la comunicación al candidato, revisa Haz seguimiento de tus entrevistas y mantén informado al candidato.
Preguntas frecuentes
1) ¿Puedo cambiar el organizador después de generar el enlace?
No. Una vez que generas al menos un enlace de reunión, el organizador queda fijado. Por eso conviene asignarlo correctamente antes de generarlo. Puedes cambiar de organizador mientras aún no hayas generado ningún enlace.
2) ¿Qué pasa si el organizador no tiene el calendario vinculado?
En ese caso solo puedes incluir un enlace propio con la opción Agregar manualmente. Para generar el enlace de Google Meet automáticamente, el organizador debe vincular su calendario.
3) ¿Puedo usar mi propio enlace de reunión en lugar de Google Meet?
Sí. Elige la opción Agregar manualmente e ingresa la URL de tu reunión. Ten en cuenta que, con un enlace propio, los participantes no reciben la invitación automática de la plataforma.
4) Si ofrezco varias fechas en una entrevista individual, ¿cuándo se genera el enlace?
El enlace se genera automáticamente en el momento en que el candidato confirma la fecha de su preferencia. Podrás visualizarlo al abrir de nuevo la entrevista.
5) ¿Los participantes de mi equipo reciben el enlace de la reunión?
Sí. En las entrevistas online, los participantes que agregas reciben la invitación de Google Meet con el enlace, igual que el candidato. Si usas un enlace propio (link predefinido), no reciben esa invitación.