El Reporte de Gestión del Tiempo te muestra, con datos reales, si tu empresa está cumpliendo los plazos establecidos y qué etapas podrían estar retrasando tus contrataciones. En este artículo te explicamos cómo leer cada columna del archivo XLS para que conviertas cada métrica en decisiones concretas.
Antes de empezar:
- Este módulo es exclusivo para usuarios con rol Administrador.
- ¿Aún no tienes tu reporte? Aprende a generarlo en: Cómo crear y descargar un reporte personalizado.
- La información completa está disponible para los procesos creados a partir del lanzamiento de esta funcionalidad; los procesos anteriores pueden mostrar datos parciales.
Acceso rápido
¿Ya tienes tu Excel abierto? Salta directamente a la sección que necesites:
¿Qué información puedes incluir en el reporte?
Encontrarás este reporte en Reportes personalizados, seleccionando la tarjeta Gestión del tiempo.
En el paso Información adicional, activa con los interruptores los grupos que deseas incluir. La Identificación del proceso siempre forma parte del reporte; estos cinco grupos son opcionales:
- Cumplimiento de los plazos: sigue de cerca si las contrataciones se hacen a tiempo.
- Tiempo promedio hasta la contratación: promedio de días desde el inicio del proceso hasta la contratación.
- Tiempo promedio hasta la admisión: promedio de días desde el inicio del proceso hasta la admisión.
- Tiempo promedio de los candidatos en el proceso selectivo: promedio de días del ciclo de contratación de los nuevos colaboradores.
- Top 5 etapas que demoran más: detecta las etapas que más tardan y descubre cómo mejorar.
Encabezado del reporte: los filtros aplicados
Las primeras filas del archivo resumen la configuración con la que se generó el reporte: Reporte (Gestión de Tiempo), Fecha de (Creación, Publicación o Desactivación del proceso), Período, Tags, Usuario que creó el proceso, Área vacante, Tipo de proceso, Empresa y Guía de columnas (enlace directo a este artículo). Así siempre sabrás exactamente qué información estás analizando.
Guía de columnas: ¿Qué significa cada campo?
Despliega cada bloque para conocer el detalle de sus columnas:
1) Identificación del proceso de selección
Estas columnas describen la información base del proceso y siempre se incluyen en el reporte:
| Columna | ¿Qué significa? |
| ID |
Identificador único del proceso de selección en
Pandapé. Ejemplo: 10331419 |
| Cargo |
Nombre del cargo registrado en el proceso. Ejemplo: Auxiliar de servicios generales |
| Tipo de proceso de selección | Estándar, Fast apply o Genoma (estos dos últimos, solo si tu cuenta tiene el producto activo). |
| Área |
Departamento o sector relacionado con la vacante. Ejemplo: Informática / Telecomunicaciones |
| Referencia |
Código de referencia del proceso personalizado por el usuario. Ejemplo: MKT123 |
| Estado actual |
Estado del proceso al generar el reporte. Ejemplo: Publicado, Archivado, Pendiente de publicación |
| Fecha de creación | Fecha en que se creó el proceso de selección. |
2) Cumplimiento de los plazos
Se calcula cuando indicas la previsión de contratación al crear el proceso, y responde tres preguntas: cuántas posiciones se abrieron, cuál era el plazo esperado y cuántas se cubrieron a tiempo.
| Columna | ¿Qué significa? |
| Previsión de contratación | Fecha prevista para la contratación, si fue informada al crear la vacante. |
| Total de puestos abiertos | Número de posiciones disponibles en el proceso de selección. |
| Total de contratados dentro del plazo previsto | Candidatos movidos a la etapa Contratados antes o dentro del plazo previsto. |
| Tasa de contratación dentro del plazo previsto | Porcentaje de contrataciones dentro del plazo, considerando todas las posiciones abiertas. |
3) Tiempo promedio hasta la contratación y la admisión
| Columna | ¿Qué significa? |
| Promedio de días entre creación de la oferta y contratación |
Días promedio entre la creación del proceso y el movimiento de los
candidatos a Contratados. Se conoce como
Time to Fill. Ejemplo: si la vacante se crea el 1 de marzo y el candidato ideal es contratado el 15 de abril, el Time to Fill es de 45 días. Con múltiples contrataciones, se calcula el promedio entre todos los contratados. |
| Promedio de días entre creación de la oferta y admisión | Días promedio entre la creación del proceso y la fecha prevista de admisión, es decir, cuando el colaborador realmente inicia sus funciones. Ideal para detectar demoras administrativas en la firma de contratos o el onboarding. |
4) Tiempo promedio de los candidatos en el proceso selectivo
| Columna | ¿Qué significa? |
| Promedio de días desde el registro del candidato hasta la contratación |
Días promedio entre el registro del candidato (etapa
Inscritos) y su llegada a
Contratados. Se conoce como
Time to Hire. Ejemplo: la vacante se creó el 1 de marzo, pero el candidato ideal se postuló el 25 de marzo y fue contratado el 15 de abril: el Time to Hire es de 21 días. |
Time to Fill vs. Time to Hire: ¿cuál es la diferencia?
- Time to Fill inicia con la creación de la vacante: mide la eficiencia general del reclutamiento y cuánto tiempo permanece la vacante descubierta.
- Time to Hire inicia con la postulación del candidato: mide la agilidad de tu equipo y la experiencia que le ofreces al candidato.
- En una misma vacante, el Time to Fill siempre será igual o mayor que el Time to Hire, porque incluye también el tiempo de atracción de candidatos.
5) Top 5 etapas que demoran más
Muestra las 5 etapas personalizadas donde los candidatos pasan más días en promedio, ordenadas de mayor a menor. Te permite identificar qué etapas están comprometiendo los tiempos de cierre y dónde se concentran los retrasos del equipo o de los líderes técnicos.
| Columna | ¿Qué significa? |
| Top 1 a Top 5 etapa personalizada más demorada | Nombre de cada etapa personalizada, de la más a la menos demorada. |
| Promedio de días de la etapa | Días promedio que los candidatos permanecen en esa etapa. Acompaña a cada columna Top. |
Nota:
- Es normal ver columnas vacías o en 0: por ejemplo, si el proceso tiene menos de 5 etapas personalizadas, si aún no hay contratados o si no registraste la previsión de contratación.
- Si los filtros no devuelven ningún proceso, el archivo se genera igualmente con el mensaje: “No se encontraron datos para los filtros aplicados. Intente generar el informe nuevamente utilizando otra combinación de filtros.”
¿Cuál es un buen tiempo de contratación?
No existe un número único: depende de la complejidad del cargo, la disponibilidad de talento y la madurez de tu proceso. Como referencia general del mercado:
|
Tipo de cargo |
Tiempo de cierre orientativo |
| Cargos operativos | 15 a 25 días |
| Cargos técnicos y administrativos | 25 a 35 días |
| Cargos gerenciales | 40 a 50 días |
| Cargos ejecutivos y estratégicos | 60 a 90 días |
Más importante que compararte con el mercado es acompañar tu propia evolución: define plazos internos por tipo de cargo, acuérdalos con los líderes solicitantes y regístralos como previsión de contratación al crear cada vacante.
Buenas prácticas para obtener los mejores datos:
- Define los plazos: incluye siempre la previsión de contratación al crear cada vacante.
- Sé preciso con los cupos: registra el número exacto de posiciones disponibles.
- Mantén el flujo al día: mueve a los candidatos a Contratados en el momento exacto; los tiempos se calculan a partir de estos movimientos.
- Actúa sobre el Top 5: si una etapa concentra la mayor demora, automatiza recordatorios o redistribuye responsables para agilizarla.
Más información
📘 ¿Necesitas más información? Para entender qué son estos informes y cómo generarlos paso a paso, consulta: Reportes personalizados: métricas a medida para decisiones estratégicas.
Preguntas frecuentes
1) ¿En qué formato se descarga este reporte?
En formato XLS, compatible con Excel y otras herramientas de hojas de cálculo.
2) ¿Dónde recibo el archivo una vez solicitado?
Llega por correo electrónico al usuario que lo solicitó, con un enlace de descarga. Además, siempre estará disponible en el Historial de descargas de tu cuenta.
3) ¿Qué diferencia hay entre “Time to Fill” y “Time to Hire”?
Time to Fill se mide desde la creación de la vacante y refleja la eficiencia de tu proceso completo. Time to Hire se mide desde la postulación del candidato y refleja la agilidad de tu equipo y la experiencia del candidato.
4) ¿Por qué algunos procesos muestran información parcial?
El reporte muestra la información completa para los procesos creados a partir del lanzamiento de esta funcionalidad. Para los anteriores, algunas acciones necesarias para el cálculo de los tiempos no cuentan con registro histórico.
5) ¿Por qué algunas columnas aparecen vacías o en 0? ¿El reporte está mal?
No necesariamente: depende de la configuración del proceso. Sin previsión de contratación no se calculan las métricas de plazos; sin contratados, los promedios aparecen en 0; y con menos de 5 etapas personalizadas, las columnas Top restantes vienen vacías.
6) Generé el reporte y solo veo un mensaje, sin datos. ¿Qué pasó?
La combinación de filtros no devolvió ningún proceso. Genera el reporte con otra combinación (por ejemplo, ampliando el período o quitando tags). Si el problema persiste, contacta con el Equipo de Soporte.